Nummer

BP-AT-007

Maßstab

1 : 1

Datum

2026-05-25

Rev.

A

Werkstatt 4notify · TermineFreigegeben

Bauplan BP-AT-007 von BP-AT-008 · Termine

SMSE-Mail

Arzt-Terminmanagement mit Stornofenster und ÖGK-Bezug

DocFinder, Doctolib AT und Praxen-CRM mit zwei Erinnerungspulsen und Wiederbesetzung

§ ADas Problem

Viele Praxen senden nur eine einzige Erinnerung am Vorabend per E-Mail — was den Patienten nicht erreicht, wenn er den E-Mail-Posteingang nicht prüft. Andere senden mehrfache SMS ohne Stornomöglichkeit; der Patient kann den Termin nicht selbst absagen, ruft am Tag selbst an und blockiert die Telefonleitung der Praxis. Optimal ist ein Zwei-Puls-System mit Antwortmöglichkeit (JA / ABSAGEN), das im Falle einer Stornierung automatisch den freigewordenen Slot an die Doctolib-API zurückspielt — Wiederbesetzung in unter 2 Stunden ist dann realistisch.

§ BHauptansicht

Termin-Buchungsplattformen wie DocFinder (Marktführer in Österreich seit 2009) und Doctolib AT (seit 2021 in Wien aktiv) haben das Praxisleben verändert: Patienten buchen online, Praxen sehen den Kalender in Echtzeit, und No-Shows kosten Geld. Eine durchschnittliche Hausarztpraxis verliert pro Monat ~12 Termine an No-Shows (Schätzung WKO 2024), bei einer Kassenleistung von ~25 EUR Honorar pro Termin sind das ~300 EUR/Monat ungenutzte Kapazität — und je nach Kassenvertrag (ÖGK, SVS, BVAEB) auch eine Lücke in der Versorgungspflicht. Zwei-Puls-Erinnerungen (24 h + 2 h) senken die No-Show-Rate empirisch um 60–70 %.

§ CMaterialliste

Kanal	Primärer Anbieter	Fallback
DocFinder-Webhook	docfinder.at/api/v2/webhook	REST polling (1 min)
Doctolib AT API	doctolib.at API + webhook	Tagespoll-Sync
Praxen-CRM (Bock, Innomed)	Vendor-spezifische REST-Adapter	CSV-Upload
Erinnerungs-SMS	BP-AT-002 SMS-Routing	E-Mail mit Kalender-Link
Stornierungs-MO-Webhook	Inbound SMS keyword	Sprachmenü Telefon

§ DToleranzen

Erster Reminder

24Stunden vor Termin

Zweiter Reminder

2Stunden vor Termin

Stornofenster

≥ 4Stunden vor Termin

Slot-Wiederbesetzung

≤ 2Stunden nach Storno

No-Show-Reduktion

60 – 70% (empirisch)

§ ENormverweise

ÄrzteG § 54 — Schweigepflicht

Auch Terminerinnerungen unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht. Im SMS-Text darf der Grund des Termins nicht stehen — nur Datum, Zeit und Praxis.

ASVG § 80 (Wahlarztpflichten)

Wahlärzte haben Dokumentationspflichten zu Terminen und Honoraren. Erinnerungsversand und Stornierungen müssen so dokumentiert sein, dass eine spätere Honorar-Aufklärung möglich ist.

KaKuG (Krankenanstalten- und Kuranstaltengesetz)

Spitalsambulanzen unterliegen strengeren Dokumentationspflichten. Erinnerungen an ambulante Termine müssen mit der Patientenakte verknüpfbar sein.

§ FBauschritte

Termin-Event aus Booking-Plattform empfangen

Webhook von DocFinder oder Doctolib mit Patient (gehashter ID), Datum/Zeit, Praxis, Service-Code. 4notify legt einen Reminder-Job mit zwei Trigger-Zeitpunkten an: T-24h und T-2h.

Erste Erinnerung 24 h vor Termin

SMS-Text neutral: ’Erinnerung an Ihren Termin am 28.05. um 14:30, Praxis Dr. Huber, Mariahilfer Str. 88. STORNIEREN bis 4 h vor Termin antworten.’ Antwort STORNIEREN wird über den MO-Webhook empfangen und triggert sofortige Stornierung in der Booking-Plattform.

Zweite Erinnerung 2 h vor Termin

Kurzversion: ’In 2 h: Termin bei Dr. Huber, Mariahilfer Str. 88.’ Diese Erinnerung enthält keine Stornomöglichkeit mehr — das Stornofenster ist abgelaufen, der Slot wird sonst nicht mehr besetzt.

Stornofenster + automatische Wiederbesetzung

Storniert der Patient innerhalb des Fensters, wird der freigewordene Slot via Doctolib-/DocFinder-API zurückgegeben. Die Booking-Plattform stellt ihn auf ihrer Liste ’Kurzfristig frei’ nach oben; gleichzeitig wird die nächste Person auf der Warteliste — falls vorhanden — per SMS benachrichtigt: ’Frei geworden: 28.05. 14:30 bei Dr. Huber. Buchen unter docfinder.at/...’.

§ GPrüfprotokoll

Testprotokoll: (1) Testtermin in DocFinder Sandbox 30 h in der Zukunft anlegen — Reminder-Job mit zwei Trigger-Zeitpunkten muss in 4notify sichtbar sein. (2) Auf T-24h warten oder Trigger forcieren — Erste SMS muss eintreffen, Inhalt neutral, mit STORNIEREN-Keyword. (3) STORNIEREN antworten — Stornierungs-Webhook an Booking-Plattform innerhalb 60 Sekunden, MO im Audit-Log. (4) Termin in der Sandbox als ’abgesagt’ sichtbar. (5) Test-Wartelisten-Eintrag muss SMS ’Frei geworden’ erhalten. (6) Zweiter Test ohne Stornierung — T-2h-Reminder muss kommen, Patient ist drauf hingewiesen, Storno nicht mehr möglich.

§ HCode

bash
curl -X POST https://api.4notify.net/v1/appointment/schedule \
  -H "Authorization: Bearer $API_KEY' \
  -H "Content-Type: application/json' \
  -d '{
    "patient_hashed_id': 'blake2b:a1b2c3d4…",
    "patient_phone': '+436641234567",
    "appointment_at': '2026-05-28T14:30:00+02:00",
    "practice_name': 'Praxis Dr. Huber",
    "practice_address': 'Mariahilfer Str. 88, 1070 Wien",
    "reminders": [
      { "offset_hours_before": 24, "allow_cancel": true },
      { "offset_hours_before": 2,  "allow_cancel": false }
    ],
    "cancellation_window_hours": 4,
    "booking_platform': 'docfinder",
    "booking_id': 'df_12345"
  }'

§ IBeispielnachricht

SMS

Praxis Dr. Huber: Erinnerung an Ihren Termin am 28.05. um 14:30, Mariahilfer Str. 88, 1070 Wien. Antwort STORNIEREN bis 4 h vor Termin möglich.

§ JInbetriebnahme-Checkliste

Zwei-Puls-Reminder-Strategie konfiguriert (T-24h + T-2h)
STORNIEREN-Keyword (inkl. ’cancel’, ’absagen’, ’storno’) für MO-Webhook freigeschaltet
Booking-Plattform-API für automatische Stornierungs-Rückführung integriert
Wartelisten-Benachrichtigung bei freigewordenen Slots aktiviert
Reminder-Text neutral — kein Behandlungsgrund, kein Patientennachname
Audit-Log dokumentiert: gesendet, bestätigt, storniert, kein Show

Was 4notify anders macht

Statt einer einzelnen Erinnerungs-SMS fährt 4notify ein Zwei-Puls-System mit Storno-Keyword — bei Stornierung wird der Slot innerhalb von Sekunden in die Booking-Plattform zurückgespielt und an die Warteliste signalisiert.

§ KHäufige Fragen

Kann ich Patienten zur Bestätigung zwingen?

Nein — und es ist klinisch kontraproduktiv. Erinnerungen mit Pflicht-Bestätigung führen zu Frustration und Anti-Compliance. Effektiver ist die Storno-Option ohne Bestätigungs-Zwang: 92 % der Patienten kommen ohne Aktion, 7 % stornieren und 1 % no-show.

Was ist bei Wiederholungs-No-Shows?

4notify kann eine optionale Risk-Score-Anzeige pflegen — Patient_id mit ≥ 3 No-Shows in 12 Monaten erhält im Praxen-CRM ein gelbes Flag. Die Praxis entscheidet selbst, ob sie diesen Patienten künftig nur noch zu festen Block-Stunden bucht (Wahlarzt-Praktik).

Wie integriert das mit Spitalsambulanzen?

Spitalsambulanzen nutzen oft eigene KIS-Systeme (Krankenhaus-Informationssysteme) — Cerner, Infomed, Smart-Health. 4notify hat Konnektoren via FHIR R4 für HL7-fähige KIS. Die Reminder-Logik bleibt identisch; nur der Adapter unterscheidet sich.