Nummer
BP-AT-004
Maßstab
1 : 1
Datum
2026-05-25
Rev.
A
Werkstatt 4notify · E-Rechnung BundFreigegeben
Bauplan BP-AT-004 von BP-AT-008 · E-Rechnung Bund
E-MailWebhook

E-Rechnung an Bund: Statusbenachrichtigungen via PEPPOL & ebInterface

Eingangsbestätigung, Ablehnungsdetails und Zahlungsmeldung im Bundesbeschaffungs-Flow

§ ADas Problem

Viele Lieferanten an den Bund prüfen den Status manuell via USP-Login — was bei hohem Rechnungsvolumen unpraktikabel ist. Wird eine Rechnung abgelehnt (typische Gründe: fehlende UID-Nummer, falscher Auftragsbezug, Rundungsdifferenz im Steuersatz), bleibt die Korrektur unbemerkt liegen, die Zahlung verzögert sich um Wochen, und das Liquiditätsmanagement leidet. Eine programmatische Benachrichtigung — E-Mail an Buchhaltung, Webhook an ERP, optional SMS an Geschäftsführung bei Ablehnung — schließt diese Lücke.

§ BHauptansicht

Seit 1. Jänner 2014 müssen Lieferanten des österreichischen Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen — im Format ebInterface (ATCC-Standard) oder PEPPOL BIS Billing 3.0. Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) betreibt das Portal Unternehmensservice-Portal (USP), über das auch die Status-Rückmeldungen laufen. Für Unternehmen mit hohem Bundesumsatz (Bauwirtschaft, Großhandel, IT-Dienstleister) ist die zeitnahe Statusbenachrichtigung kritisch: eine abgelehnte Rechnung muss korrigiert werden, bevor Zahlungsfristen verstreichen — bei der Bundesimmobiliengesellschaft etwa beträgt die Standardfrist 30 Tage netto, ohne automatisierte Statusmeldung wird das Risiko von Liquiditätslücken real.

§ CMaterialliste
KanalPrimärer AnbieterFallback
PEPPOL-EingangBRZ Access PointDirect-XML ebInterface upload USP
StatuswebhookUSP Webhook (signiert)Polling auf USP API (5-Min-Intervall)
E-Mail an Buchhaltung4notify Mail (DKIM/DMARC)MS Teams / Slack Konnektor
ERP-WebhookSAP / BMD / DATEV via 4notifyREST-API Polling
Critical-SMS bei AblehnungBP-AT-002 SMS-RoutingPhone call escalation (3rd-party)
§ DToleranzen
Statusbenachrichtigung bei Empfang
≤ 5Minuten
Statusbenachrichtigung bei Ablehnung
≤ 10Minuten
Zahlungsmeldung
≤ 30Tage (Standardfrist)
Archiv-Retention E-Rechnung
7Jahre (UStG § 132)
Webhook-Replay
30Tage
§ ENormverweise
BBG-Verordnung 2013 (IKT-Konsolidierungsgesetz)

Verpflichtet alle Lieferanten des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung seit 1. Jänner 2014. Papier- oder PDF-Rechnungen werden nicht angenommen.

ebInterface 5.0/6.x — ATCC-Standard

Österreichischer XML-Standard, gepflegt von WKO + austriapro. Wird parallel zu PEPPOL akzeptiert; vor allem regionale Auftraggeber bevorzugen ebInterface.

PEPPOL BIS Billing 3.0

EU-weiter Standard für grenzüberschreitende B2G-Rechnungen. Über das PEPPOL-Netzwerk (Access Points) erfolgt der signierte Austausch — Bundesrechenzentrum (BRZ) betreibt einen Access Point.

UStG § 11 (Umsatzsteuergesetz)

Definiert die Mindestangaben einer Rechnung — UID-Nummer, fortlaufende Nummer, Steuersatz, Steuerbetrag, Leistungszeitraum. Fehler hier sind häufigster Ablehnungsgrund im BBG-Portal.

§ FBauschritte

PEPPOL-ID am BRZ-Access-Point registrieren

Jeder Lieferant benötigt eine PEPPOL Participant ID (Format `0192:UID-Nummer` für AT). Anmeldung erfolgt einmalig über einen PEPPOL-Service-Provider; die ID wird im SMP (Service Metadata Publisher) veröffentlicht, sodass Bundesstellen den Lieferanten finden können.

Validierung gegen Schematron-Regeln vor Versand

ebInterface und PEPPOL BIS Billing 3.0 haben jeweils umfangreiche Schematron-Regelwerke (CIUS-AT-Profil für PEPPOL). 4notify führt die Validierung vor dem Submit aus — Fehler werden mit ATCC-konformen Codes zurückgespiegelt.

Status-Webhook vom USP empfangen und normalisieren

USP sendet signierte Statuswebhooks an einen vorab registrierten Endpoint. 4notify empfängt diese, normalisiert die Bezeichner (USP-spezifische Codes → kanonische ATCC-Codes), reichert mit Empfänger-Metadaten an und fächert auf E-Mail/ERP-Webhook/SMS aus.

Critical-Path: SMS an Geschäftsführung bei Ablehnung > 10 000 EUR

Konfigurierbarer Schwellenwert: ab einem bestimmten Rechnungsbetrag wird bei Ablehnung zusätzlich eine SMS an einen vorab definierten Empfänger gesendet (Geschäftsführung, Buchhaltungsleitung). So bleibt selbst eine 50-000-EUR-Ablehnung nicht im E-Mail-Posteingang unter unzähligen anderen Nachrichten liegen.

§ GPrüfprotokoll

Testprotokoll: (1) Eine Test-ebInterface-XML mit absichtlichem Fehler (falsche UID-Nummer) in die USP-Testumgebung hochladen. (2) Status-Webhook-Eingang innerhalb von 10 Minuten verifizieren. (3) E-Mail an Buchhaltung mit dem Ablehnungsgrund und Korrekturhinweis muss eintreffen. (4) Bei Test-Rechnung > 10 000 EUR muss zusätzlich eine SMS an die hinterlegte Geschäftsführungsnummer gehen. (5) Test-Korrektur und Resubmit, Status-Wechsel zu `accepted` muss als zweite Benachrichtigung kommen — keine Doppel-SMS, da Schwellenwert nur bei Ablehnungen feuert.

§ HCode
bash
curl -X POST https://api.4notify.net/v1/einvoice/dispatch \
  -H "Authorization: Bearer $API_KEY' \
  -H "Content-Type: application/json' \
  -d '{
    "format': 'ebinterface_6_0",
    "recipient_participant_id': '0192:ATU12345678",
    "invoice_id': '2026-AT-04471",
    "amount_total_eur": 18450.00,
    "vat_rate": 20,
    "service_period_from': '2026-04-01",
    "service_period_to': '2026-04-30",
    "buyer_reference': 'BBG-2025-IT-0314",
    "notify": {
      "email': ['[email protected]"],
      "webhook': 'https://example.at/erp/invoice-status",
      "sms_threshold_eur": 10000,
      "sms_recipient': '+436641234567"
    }
  }'
§ IBeispielnachricht
E-MailE-Rechnung 2026-AT-04471 abgelehnt — Grund: UID-Nummer fehlt

Die E-Rechnung 2026-AT-04471 in Höhe von 18.450,00 EUR wurde vom Bundesbeschaffungsportal abgelehnt. Grund: Pflichtfeld UID-Nummer des Leistungsempfängers ist leer (Code CIUS-AT-EN16931-R-007). Bitte UID-Nummer ergänzen und über die ursprüngliche XML-Vorlage neu einreichen.

§ JInbetriebnahme-Checkliste
  • PEPPOL Participant ID (0192:UID) bei einem PEPPOL-Service-Provider registriert
  • Schematron-Validierung gegen CIUS-AT-Profil aktiv vor jedem Submit
  • Status-Webhook-Endpoint mit HMAC-Signatur-Verifikation
  • Mehrere Empfänger pro Statusereignis (E-Mail, ERP, SMS) konfiguriert
  • Critical-Path-Schwellenwert für SMS-Eskalation bei Ablehnung gesetzt
  • Archiv-Retention: signierte XML 7 Jahre lang aufbewahren (UStG § 132)
Was 4notify anders macht

4notify normalisiert die unterschiedlichen Rückgabecodes von ebInterface und PEPPOL in einen einheitlichen Statusfluss — ein Webhook, eine Sprache, unabhängig vom verwendeten Standard.

§ KHäufige Fragen
Gilt die E-Rechnung-Pflicht auch B2B?

Aktuell nicht. Die BBG-Verordnung 2013 deckt nur B2G (Lieferanten des Bundes) ab. Ein B2B-E-Rechnungs-Mandate ist auf EU-Ebene in Diskussion (ViDA-Initiative), eine konkrete österreichische Umsetzung ist bisher nicht datiert.

Was passiert bei einem PEPPOL-Access-Point-Ausfall?

PEPPOL ist multilateral — wenn der BRZ-Access-Point ausfällt, kann ein zweiter österreichischer Access Point (z. B. Pagero, Tradeshift, Basware) genutzt werden. 4notify hält die Mappings zu den drei meistgenutzten AT-Access-Points vor, Fallback erfolgt automatisch.

Wie verhält sich das mit Skonto-Vereinbarungen?

Skonto-Bedingungen werden in ebInterface unter `PaymentConditions` und in PEPPOL BIS unter `cbc:PaymentTerms` strukturiert mitgegeben. 4notify wertet diese aus und kann eine zusätzliche Erinnerung X Tage vor Ablauf der Skontofrist als Reminder versenden — nützlich für Forderungsmanagement.

Konto kostenlos eröffnen

14 Tage, keine Kreditkarte. Deutschsprachiger Support.

§ LAndere Baupläne